Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

22.2.2019

LAMKissa on käytössä 3.3.2019 lähtien toiminnallisuus , jossa Outlookin kalenterissa tehtävät kokousten tilavaraukset siirtyvät Peppiin tilavarauksiksi. Toiminnallisuutta on pilotoitu vuoden 2019 alusta lähtien.

Uudet toiminnallisuudet

  • Outlookissa tehty varaus siirtyy Pepin tilavaraukseksi (toistaiseksi ainoastaan neuvottelu/kokoontumistilat, kokoukset jotka ajoittuvat seuraavan max 10 viikon ajalle)
  • Sähköisten tarjoiluvarausten tekeminen ISS-palveluilta

Toiminnallisuus edellyttää Outlookiin asennettavaa Reservation/MyMCS -lisäosaa, joka asennetaan käyttäjille tietohallinnon toimesta.

Käyttöongelmia koskevat tukipyynnöt: feedback@lamk.fi ja palvelun teknisiä ongelmia koskevat tukipyynnöt: servicedesk@lamk.fi


Käytön aloittaminen

Outlook-kokoustilavarausten uudet toiminnallisuudet ovat toistaiseksi käytössä ainoastaan Windows-ympäristössä.

Reservation/MyMCS -lisäosa pyytää kirjautumaan palveluun ensimmäisellä kerralla. Valitse Forgot your password ja seuraa näytön ohjeita. Tämän jälkeen avautuu salasanan vaihtomahdollisuus, vaihda salasanaksi oma henkilökohtainen salasana. Tätä vaihetta ei tarvitse tehdä myöhemmin, jos pyydät palvelua pitämään sinut sisäänkirjautuneena.

Ohjevideot

Uusi tapaaminen (varaat kokoustilan vain itsellesi)

https://youtu.be/UbssKf0kIe8

Uusi kokouspyyntö (kutsut muita osallistujia samalla kun teet kokoustilan varauksen)

https://youtu.be/R-o_FvMQM0k

Varauksen muokkaus

https://youtu.be/HNhWs88i9oY

Varauksen poistaminen

https://youtu.be/_A0B7dKxmJo

Tarjoilun liittäminen varaukseen

https://youtu.be/BRNeYG5vX-I


Uuden tapaamisen tekeminen (varaat kokoustilan vain itsellesi)

Näin teet itsellesi uuden varauksen Outlook-kalenteriin ja liität sille Pepissä olevan neuvottelu/kokoontumistilan.

1a. Valitse Outlook-kalenterista haluamasi tapaamisaika ja klikkaa hiiren oikeaa painiketta.

2a. Valitse ponnahdusikkunasta Uusi tapaaminen, josta näytölle avautuu uusi tapaamisikkuna.

3a. Syötä tapaamisikkunaan haluamasi tiedot; aihe, lisätietoja jne.

4a. Tilan varaamiseksi valitse joko työkaluriviltä Reservation tai paina Appointment-tekstin vieressä oikealle osoittavaa nuolta, jolloin näytölle avautuu tilavarausnäkymä (Appointment > Reservation).

5a. Tilavarausnäkymän (Reservation) vasemmassa reunassa on hakulomake sopivien tietojen etsimistä varten. Alue-tietona on valmiina M19, jossa nämä uudet toiminnot ovat käytössä. Päivämäärä ja kellonaika on valmiiksi asetettu haluamaasi ajankohtaan. 

6a. Valitse Kategoria-valintalistasta Neuvotteluhuone / Meeting room. Se sisältää Pepin Kokoontumistila-tilatyypin tilat. Lomake saattaa latautua valinnan jälkeen uudelleen. Voit muuttaa osallistujamäärää, jolloin haku etsii kokoontumistiloja joissa kapasiteettina on vähintään antamasi määrä.

7a. Paina seuraavaksi Haku-painiketta

8a. Näkymän keskelle latautuu listaus vapaista huoneista, joista voit valita haluamasi. Tilat on järjestetty oletusarvoisesti kapasiteetin mukaiseen järjestykseen pienimmästä suurimpaan. 

9a. Valitse haluamasi tila ostoskärrypainiketta klikkaamalla. 

Vinkki: Vietyäsi hiiren tilarivin i-painikkeen päälle saat näkyville Pepissä olevia tilan tarkempia tietoja.

10a. Näkymän oikeaan laitaan latautuu Uusi varaus-lomake varauksesi tiedoista. Tarkasta tiedot.

11a. Vahvista varaus oikean alanurkan Vahvista-painikkeesta.

12a. Näkymä latautuu uudelleen, varauksen tietoihin oikealle on päivittynyt tieto siitä että tekemäsi varaus on nyt vahvistettu (Reservation/myMCS-lisäosaan). Tämän vahvistuksen lisäksi tehty varaus tulee vielä tallentaa Outlookiin, jotta tieto päivittyy Outlookin kalenteriin ja siirtyy Peppiin. Saadaksesi Outlookin tapaamisikkunan näkyville paina vasemmassa yläosassa Reservation-tekstin vieressa vasemmalle osoittavaa nuolta (Reservation > Appointment).


13a. Tallenna varaus Tallenna ja sulje-painikkeella.

14a. Varausikkunan sulkeuduttua palaat kalenterinäkymään, jossa näkyy tekemäsi varaus. Peppi-varauksen onnistuminen vahvistuu muutaman minuutin kuluessa, kun Peppi lähettää vahvistusvarauksen äsken tekemäsi varauksen rinnalle Outlook-kalenteriin. Vahvistusvarauksen otsikon alussa on teksti "ISS/Outlook"

Mikäli varauksesta ei tule vahvistusta, varausta ei ole onnistuttu tekemään Peppiin. Syynä tähän voi olla:

  • Varaus on tehty liian kauas tulevaisuuteen (yli 10 viikon päähän)
  • Kun teit varausta on lähes samanaikaisesti, sinua hieman nopeammin, joku muu käyttäjä ehtinyt varata saman tilan. Tällaisessa tapauksessa sinun pitäisi saada myös sähköpostiisi ilmoitus varauksen epäonnistumisesta.


Uuden kokouspyynnön tekeminen (kutsut muita osallistujia samalla kun teet kokoustilan varauksen)

Näin kutsut muita henkilöitä Outlookin kalenterivaraukseen ja varaat samalla neuvottelu/kokoontumistilan.

1b. Valitse Outlook-kalenterista haluamasi tapaamisaika ja klikkaa hiiren oikeaa painiketta.

2b. Valitse ponnahdusikkunasta Uusi kokouspyyntö, näytölle avautuu uusi kokouspyyntöikkuna.

3b. Syötä kokouspyyntöön haluamasi tiedot; osallistujat, aihe, lisätietoja jne

4b. Tilan varaamiseksi valitse joko työkaluriviltä Reservation tai paina Appointment-tekstin vieressä oikealle osoittavaa nuolta, jolloin näytölle avautuu tilavarausnäkymä (Appointment > Reservation).


5b. Tilavarausnäkymän (Reservation) vasemmassa reunassa on hakulomake sopivien tietojen etsimistä varten. Alue-tietona on valmiiksi M19, jossa nämä uudet toiminnot ovat käytössä. Päivämäärä ja kellonaika on valmiiksi asetettu haluamaasi ajankohtaan.

6b. Valitse Kategoria-valintalistasta Neuvotteluhuone / Meeting room. Se sisältää Pepin Kokoontumistila-tilatyypin tilat. Lomake saattaa latautua valinnan jälkeen uudelleen. Voit muuttaa osallistujamäärä, jolloin haku etsii kokoontumistiloja joissa kapasiteettina on vähintään antamasi määrä.

7b. Paina seuraavaksi Haku-painiketta.

8b. Näkymän keskelle latautuu listaus vapaista huoneista, joista voit valita haluamasi. Tilat on järjestetty oletusarvoisesti kapasiteetin mukaiseen järjestykseen pienimmästä suurimpaan.

9b. Valitse haluamasi tila ostoskärrypainiketta klikkaamalla.

Vinkki: Vietyäsi hiiren tilarivin i-painikkeen päälle saat näkyville Pepissä olevia tilan tarkempia tietoja.

10b. Näkymän oikeaan laitaan latautuu Uusi varaus-lomake varauksesi tiedoista. Tarkasta tiedot.

11b. Vahvista varaus oikean alanurkan Vahvista-painikkeesta.

12b. Näkymä latautuu uudelleen, varauksen tietoihin oikealle on päivittynyt tieto siitä että tekemäsi varaus on nyt vahvistettu (Reservation/myMCS-lisäosaan). Tämän vahvistuksen lisäksi tehty varaus tulee vielä tallentaa Outlookiin, jotta tieto päivittyy Outlookin kalenteriin ja siirtyy Peppiin. Saadaksesi Outlookin kokousvarausikkunan näkyville paina vasemmassa yläosassa Reservation-tekstin vieressa vasemmalle osoittavaa nuolta (Reservation > Appointment).

13b. Lähetä kokouskutsu

14b. Varausikkunan sulkeuduttua palaat kalenterinäkymään, jossa näkyy tekemäsi varaus. Osallistujat saavat kokouskutsun omaan Outlookiinsa ihan normaalisti. Varaus ei siirry osallistujien Pepin kalenteriin. Varaus siirtyy vain varauksen tekijän omaan Peppikalenteriin.  Pepin tilavarauksen onnistuminen vahvistuu muutaman minuutin kuluessa, kun Peppi lähettää vahvistusvarauksen äsken tekemäsi varauksen rinnalle. Vahvistusvarauksen otsikon alussa on teksti "ISS/Outlook". 

Mikäli varauksesta ei tule vahvistusta, varausta ei ole onnistuttu tekemään Peppiin. Syynä tähän voi olla:

  • Varaus on tehty liian kauas tulevaisuuteen (yli 10 viikon päähän)
  • Kun teit varausta on lähes samanaikaisesti, sinua hieman nopeammin, joku muu käyttäjä ehtinyt varata saman tilan. Tällaisessa tapauksessa sinun pitäisi saada myös sähköpostiisi ilmoitus varauksen epäonnistumisesta.

Tarjoiluvarauksen liittäminen tapaamiseen tai kokouspyyntöön

Sähköiset tarjoilutilaukset on lähtökohtaisesti tehtävä ISS-palveluille edellisenä päivänä kello 13.00 mennessä. Tämä on myös määräaika mihin saakka aiemmin tehtyjä varauksia voi muokata tai poistaa. Mikäli tilaisuuden tarjoiluja on tarpeen muokata tämän määräajan jälkeen, tulee tilaajan olla henkilökohtaisesti yhteydessä ISS Ravintolamaailmaan.

Huomaa, että tarjoiluvarausta tehdessäsi sinulla tulee olla tarjoilujen tilausvaltuudet. Mikäli sinulla ei ole tilausvaltuuksia, tilauksien loppusumma tullaan veloittamaan sinulta henkilökohtaisesti.

LAMKille on avattu asiakkuudet Mukkulankadun ja Niemenkadun ISS:n ravintoloihin. Asiakkuudet (asiakasnumerot) ja niiden käyttöoikeudet on myönnetty toimitusjohtajan päätöksellä. Lisätietoja asiasta saat tarvittaessa esimieheltäsi.

Tarjoiluvarauksiin on aina liitettävä oikeat kustannustunnisteet kuten kustannuspaikka ja mahdollinen projektinumero. Lisäksi lisätietokentässä on kuvattava varaukseen liittyvät lisätoiveet kuten tilasta poikkeava tarjoilupaikka tai erityisruokavaliot.


Muiden osallistujien kutsuminen kokoukseen tätä toiminnallisuutta käyttäen on ohjeistettu yllä. Kokouspyyntöä tehdessäsi voit tilata sähköisesti tarjoiluvarauksia ISS-palveluilta alla olevasti, tämä ohje täydentää yllä olevaa ohjetta Uuden kokouspyynnön tekeminen (kutsut muita osallistujia samalla kun teet tilavarauksen).

1 Kun olet valinnut varattavan tilan (edellä kohta 6b), klikkaa "kahvikuppi"-välilehdelle Palvelut ja tarjoilu. Näkymän keskelle latautuu listaus valittavista palveluista, joista voit valita haluamasi rivin lopussa olevaa ostoskori-painiketta klikkaamalla.

Tuotteiden oletuslukumäärä on tilaisuuteen osallistujien lukumäärä, voit muuttaa tietoa tuotekohtaisesti.

Vinkki: Vietyäsi hiiren tuoterivin i-painikkeen päälle saat näkyville Pepissä olevia tilan tarkempia tietoja.

2 Näkymän oikeaan laitaan latautuu Uusi varaus-lomake varauksesi tiedoista. Tarkasta tiedot. Yleinen kohdassa on tarkastettava ja tarvittaessa korjattava kustannuspaikkatiedot välilehdellä Kustannuspaikka sekä tarvittavat lisätiedot kuten mahdollinen projektinumero, tilasta poikkeava tarjoilupaikka sekä erityisruokavaliot (katso tarkemmin ohjevideosta).

3 Vahvista varaus oikean alanurkan vahvista painikkeesta. Viimeistele varaus kuten kokouspyyntö (edellä kohdat 12b-14b), tarjoiluvarauksen vahvistaminsen jälkeen varausta käsitellään kuten normaalia tilausvarausta.


Varauksen muokkaaminen

Voit mukata tekemääsi varausta Outlook-kalenterissa tuplaklikkaamalla varausta. Älä muokkaa ISS/Outlook-alkuista varausta vaan tekemääsi alkuperäistä varausta.

Alku- ja loppuajan muokkaus

Voit muokata varauksen alku- ja loppuaikoja varaus- tai kalenterinäkymässä normaalisti.

Muutetuista ajoista tulee vahvistusikkuna, jonka jälkeen avautuu varausnäkymä.

Varauksen muiden tietojen muokkaus tai peruminen

Voit muokata varauksen muita tietoja varausnäkymässä (Appointment > Reservation). Varausnäkymän oikeassa laidassa on varauslomakkeen, jossa on osiot Yleinen, Tilausrivit ja Yhteenveto.

Varauksen peruminen

Tilavarauksen peruminen voidaan tehdä Yleinen-osiossa painamalla Peruuta tämä varaus-painiketta. Järjestelmä kysyy Haluatko varmasti peruuttaa tämän varauksen. Vastaamalla siihen Kyllä tilavaraus ja siihen liitetyt tarjoiluvaraukset peruutetaan, ja varausta voidaan sen jälkeen käsitellä kuten normaalia Outlook-varausta, jolla ei ole määriteltyä tilaa.

Varauksen muokkaaminen

Varauksen muokkaaminen tapahtuu Tilausrivit-osiossa. Valitse muokattava resurssi (tila tai tarjoilu), niin pääset muokkaamaan sen tietoja. Muokkauksessa on mahdollista vaihtaa varattu tila, muokata palvelua, lisätä palvelu tai poistaa palvelu. 

Varatun tilan vaihtaminen tehdään Lisätiedot-välilehdellä, jossa voidaan valita uusi tila joko painamalla suurennuslasi-painiketta tai sen vieressä olevasta kolmiosta avautuvasta popup-ikkunasta Valitse huone. Huoneen valintaikkunassa painetaan OK- tai Peruuta -painiketta.



Palvelun muokkaaminen tehdään valitsemalla haluttu palvelu ja Lisätiedot-välilehti. Palvelussa voidaan muuttaa tilausmäärää ja Notes-kentässä syöttää palvelun lisätietoja.

Palvelun lisääminen voidaan tehdä Lisää/Poista-välilehdellä valitsemalla Lisää palvelu. Avautuvasta Valitse palvelu -ikkunasta voi valita haluamansa palvelun ja painaa ok. Palvelun poistaminen tehdään valitsemalla palvelu ja Lisää/Poista-välilehti. Tämän jälkeen painetaan Poista-kuvaketta (punainen ruksi). 


Tilausrivit näkyy varauksessa mukana olevat resurssit


Muutosten päivittäminen

 Muutosten jälkeen tulee muistaa painaa Vahvista-painiketta.

Viimeistelläksesi päivitykset palaa takaisin kokouspyyntöön (Reservation > Appointment) ja Lähetä päivitys.





  • No labels