Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Sisältö

Määritä tapaamisajat

Määritä tapaamisaika joko suoraan opiskelijan kalenteriin tai sitten tarjolle, joita esim. opiskelija voi varata niistä sopivimman. Tyypillisesti tätä toimintoa voidaan  käyttää opettajatutoroinnissa.

Video: Opettaja määrittelee ryhmälle tapaamisaikoja, opiskelija varaa tapaamisen

Huom! Osa kuvassa olevista painonapeista näkyy vain suunnittelijaroolilla oleville käyttäjille ja pääkäyttäjille!

Tapaamisaikojen määrittelyn etusivu näyttää samalta kuin muutkin resurssien varausvälineen kalenterinäkymät. Tapaamisaika lisätään, muokataan ja poistetaan samalla tavalla kuin mikä tahansa varaus. Aloita tapaamisen luominen siirtymällä haluttuun päivään ja ajankohtaan ja maalaamalla kalenterinäkymästä tapaamiselle haluttu aika.

 

Tapaaminen valitulle henkilölle/henkilöille

Valitut henkilöt-tyyppinen varaus menee suoraan varaukselle liitettyjen henkilöiden (opiskelija tai henkilökuntaan kuuluva) Pepin kalenteriin. 

Hae opiskelijoita varaukselle Varattu henkilölle -kentän alla olevan Etsi henkilöitä -painikkeen takaa.

Käyttäessäsi tätä toimintoa määrittelet varausta tehdessäsi varaukselle keston ja paikan, opiskelija ei pysty muuttamaan varauksen aikaa eikä paikkaa

Varaukselle liitetyn opiskelijan/opiskelijoiden nimet tulevat näkyville Muut opiskelijat -kenttään.

 

Opiskelijan työpöytä

Tutustu opiskelijan näkymään ja ohjeisiin - näe miltä tekemäsi toiminnot näyttävät opiskelijan työpöydällä! Kalenteri - Calendar.

 

 

Tapaaminen valittujen ryhmien opiskelijalle/opiskelijoille

Valittujen ryhmien opiskelijat-tyyppinen varaus tulee tarjolle valittujen ryhmien opiskelijoiden Pepin Opiskelijan työpöydän Tapaamisajat -osioon. Opiskelija voi halutetessaan varata kyseisen tapaamisajan itselleen. 

Määrittele kuinka monta opiskelijaa voi osallistua samanaikaisesti tähän kyseiseen tapaamiseen.

Määrittele ryhmä/t joiden opiskelijoille tekemäsi tapaamisehdotus tulee näkyville.

Käyttäessäsi tätä toimintoa määrittelet varausta tehdessäsi varaukselle keston ja paikan, opiskelija ei pysty muuttamaan varauksen aikaa eikä paikkaa

Kun opiskelija varaa tarjolla olevan tapaamisajan, hän voi kirjoittaa vahvistuksen yhteydessä terveisiä tapaamiseen liittyen. Näet terveiset klikkaamalla varauksen tietoja kalenterinäkymässä.

 

Opiskelijan työpöytä

Tutustu opiskelijan näkymään ja ohjeisiin - näe miltä tekemäsi toiminnot näyttävät opiskelijan työpöydällä! Tapaamisajat - Meeting times

Ohjeet varausten tekemiseen

Luo tai muokkaa varaus

Luo varaus -pikaohje

Määritä varaukseen liittyvät teidot Tee varaus-kentässä.

Siirry kalenterissa haluamasi kohtaan.

Maalaa haluamasi ajankohta kalenterissa.

Ristiriidat

Muista tarkista varaukseen liittyvät ristiriidat.

 

Tarkempi ohje

Määritä Tee varaus -kentän alle haluamasi ehdot. Kirjoittamalla 3 merkkiä, järjestelmä alkaa etsiä ko. tuloksia järjestelmästä.

Siirry kalenterissa haluamaasi kohtaan. Käytä näkymiä hyväksesi tai Siirry Päivään.

Maalaa hiiri pohjassa haluamasi ajankohta. Valinta näkyy vaaleansinisenä.

Sinulle aukeaa Uusi varaus-ikkuna, johon voit määrittää tarvittavat tiedot. Huomaa yläosassa Varauksen tila-vaihtoehdot: Luonnos (sininen), Ehdotus (keltainen) ja Julkaistu (vihreä). Nämä värit näkyvät myös kalenterimerkinnässä. Kts. edellä olevasta kuvasta.

  • Status – määrittää onko varaus
    • luonnos (näkyy vain suunnittelijoille)
    • ehdotus (näkyy vain suunnittelijoille ja opettajille)
    • julkaistu (näkyy myös opiskelijoille ja lukkareissa)
  • Aihe- määrittää varaukselle otsikon
  • Tila ja välineet – luokkatila ja/tai väline, valitse tilan nimi/koodi tai käytä tarvittaessa ”Etsi sopiva tila” --toimintoa.
    • Ulkopuolinen tila, mikäli esim. oppitunti pidetään jossain muualla kuin koulun tiloissa - tähän voi asettaa todellisen paikan klikkaamalla "Ulkopuolinen tila".
  • Aika (alkaa – loppuu) yksittäisen varauksen alkamis-, ja loppumisaika
  • Toistuvuus – voit valita varauksen toistuvaksi esim. usealle viikolle peräkkäin
  • Varattu henkilöille– valitse vain opettaja(t) joita tämä kyseinen varaus koskee
    • Varattu henkilöille = varauksen vastuuhenkilö (eli henkilö jolle varaus on tehty - tämä ei siis ole sama asia kuin varauksn tekijä/tallentaja) vaikka oleltuksena siinä näkyykin varauksen luoja.
    • Näillä henkilöillä on oikeus muokata varausta samoin kuin varauksen tekijällä (alkuperäisellä tallentajalla) ja muokkaajalla.
  • Muut osallistujat - valitse muut henkilöt, joita tämä kyseinen varaus koskee
    • Osallistujilla ei ole oikeutta muokata varauksia.
    • Osallistuja muutoin sama asia kuin varattu henkilöille.
    • Lisää tietoa varaajista ja osallistujista FAQ-sivuilla.
  • Kustannuspaikka – haetaan automaattisesti mutta voi myös korjata käsin jos ehdotettu kustannuspaikka on väärin

Kustannuspaikka -tieto on pakollinen. Pepissä on teennäisiä kustannuspaikkoja tilavarauksillesen mukaan, minkä yksikön toimintaan liittyvästä varauksesta on kysymys. Silloin kun tilavaraus tehdään resurssien suunnittelu- ja varauksen kautta, käytetään näitä teennäisiä kustannuspaikkoja. LAMKissa ei ole toistaiseksi sovittu tilavarausten kustannusten seurannan tekemisestä, tämän vuoksi varauksia ei tarvitse kohdistaa oikeille kustannuspaikoille.

  • MI Tilavaraus
  • LI Tilavaraus
  • TE Tilavaraus
  • ST Tilavaraus
  • KE Tilavaraus (LAMK-palvelut)

  • Varauksen lisätiedot tulevat näkyviin Näytä-linkistä:
    • Ulkopuolisiin osallistujiin voi lisätä organisaation ulkopuolisia henkilöitä (heidän sähköpostiosoitteitaan). Ole tarkka oikeasta muodosta:
      • Syötä yksi henkilö per rivi, muodossa Matti Meikäläinen <matti@example.com>
      • Huom! Kun lisäät henkilöitä "Ulkopuolisiin osallistujiin" - Laita vain yksi henkilö "varattu henkilöille" -kenttään, tuo henkilö näkyy ulkopuolisille osallistujille kutsun lähettäjänä. Jos "varattu henkilöille" -kentässä on monta henkilöä niin ulkopuoliset osallistujat saattavat saada monta kalenterikutsua.
    • Lisätiedot – näkyy mm. lukkareissa, tässä voi kertoa lisätietoa varausta koskien.
    • Osallistujalukumäärä
    • Hinnan tyyppi - Sisäinen hinta/Yleinen hinta
    • Varaus luotu - varauksen luontiajankohta
    • Varauksen tekijä - Varauksen tekijä


Voit määrittää tapahtuman toistuvaksi, valitsemalla ko. vaihtoehdon ja sinulle aukeaa Varauksen toistuvuus -ikkuna.

Määritä asetukset valmiiksi ja tarkista Esikatsele-ikkunasta mahdolliset ristiriidat. Esimerkissä keskimmäisessä on ristiriita Tatu Testisen kalenterin kanssa kanssa. Poista rasti mahdollisesti ristiriitaisista varauksien edestä ja hyväksy Valitse-painikkeella.

Muokkaa varaus

Valitse kalenterimerkinnässä (kts. edellä) muokkaa TAI kalenterimerkinnässä varauksen kohdalta Ratas - Muokkaa. Näin voit muokata kaikkia kalenterimerkinnän kenttiä kuin aikaisemmin luotaessa uutta varausta.

Varauksen poisto ja peruminen

Varauksen voi joko poistaa tai perua mikäli

  • käyttäjän oikeudet riittävät normaaliin varauksen muokkaamiseen (olet varauksen tekijä tai sinut on merkitty varaukselle henkilöksi).
  • varaus on tulevaisuudessa (historiallisia varauksia ei voi muokata)

 

Varauksen poistolla ja perumisella tarkoitetaan samaa asiaa. Semanttisesti nämä eroavat siinä, että varauksen poistamisesta voidaan lähettää ilmoitus opiskelijoille, jolloin opiskelijan näkökulmasta kyseessä on varauksen peruminen.

Varauksen poisto -pikaohje

Valitse varauksen kohdalla Ratas - Poista

Vahvista varaus Poista-painikkeella

Tarkempi ohje

Varauksen voi tehdä klikkaamalla varausta kalenterista ja avautuvasta ikkunasta klikkaamalla "Poista"

TAI valise kalenterimerkinnän oikeasta yläkulmasta ratas ja sieltä "Poista".

Tämän jälkeenaukeaa uusi ikkuna, jossa pyydetään vielä vahvistamaan varauksen poisto. Jos kyseessä on toistuva varaus, voit valita vielä useamman varauksen.

Samalla kysytään, halutaanko lähettää peruutusilmoitus opiskelijoille. Tätä klikkaamalla lomake laajenee ja käyttäjä voi kirjoittaa opiskelijoille lähetettävän viestin, esim. otsikkoon "Matematiikan tunnin peruutus tänään 1.1.2020" ja viestiksi "Opettajan sairastumisen vuoksi tunti perutaan". Tämä viesti lähtee halutulle vastaanottajille tavallisena sähköpostiviestinä.

Vastaanottajien valitseminen:

  • Toteutuksen opiskelijat = Opiskelijarekisterissä ko. toteutukseen liitetyt opiskelijat
  • Ryhmän opiskelijat = Varauksen ryhmien opiskelijat (kaikkia varauksia ei tehdä toteutuksille)
  • Kaikki = Summa edellisistä

Lisäksi lähetetään sama ilmoitus suoraan varaukseen liitetyille henkilöille, koska varauksen voi perua joku muukin henkilö kuin esim. opettaja itse. Tuossa on muutenkin ajateltu, että opettajan on hyvä ”varmistua”, että viesti on lähtenyt ja sen hän huomaa saamalla itsekin tuon ilmoituksen.

Perumisen voi toki lähettää myös perinteisellä sähköpostiviestillä jos haluaa tarkemmin määrittää kenelle viesti lähetetään.